ระบบทะเบียนสมาชิก
- คำอธิบายภาพรวมของระบบ
ระบบทะเบียนสมาชิก เป็นระบบที่เก็บข้อมูลทั่วไปหรือข้อมูลพื้นฐานของตัวสมาชิก ข้อมูลบางรายการใช้เป็นข้อมูลที่ต้องใช้ประกอบในระบบอื่น โดยเฉพาะข้อมูลเลขที่สมาชิกซึ่งต้องใช้เชื่อมโยงเกือบทุกระบบ ดังนั้นระบบทะเบียนสมาชิกจึงเป็นระบบที่ต้องดำเนินการเป็นระบบแรกในการใช้ โปรแกรมบริหารงานสหกรณ์ อย่างไรก็ตามหากสหกรณ์มีระบบข้อมูลเดิมอยู่แล้ว หรือหน่วยต้นสังกัดมีข้อมูลอยู่แล้ว สามารถใช้การถ่ายโอน (Conversion)ข้อมูลนั้นมาได้ เพื่อลดภาระการสร้างฐานข้อมูลทะเบียนสมาชิกใหม่
ข้อมูลทะเบียนสมาชิก ประกอบด้วยข้อมูลทั่วไป ข้อมูลเพิ่มเติมบางรายการ ข้อมูลเกี่ยวกับคู่สมรส (ถ้ามี) ข้อมูลผู้รับประโยชน์ (ปกติคือกรณีสมาชิกเสียชีวิต) เป็นต้น ส่วนข้อมูลอื่น ๆ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับหุ้น ข้อมูลเกี่ยวกับเงินกู้ ข้อมูลเกี่ยวกับเงินฝาก ฯลฯ มีรายละเอียดแยกอยู่ในระบบนั้นๆ แต่ทั้งนี้ได้สร้างโปรแกรมให้สามารถเชื่อมโยงข้อมูลระบบอื่นนำมาแสดงร่วมกับ ระบบทะเบียนสมาชิกนี้ด้วย
2. คุณลักษณะที่สำคัญของระบบ
2.1 สามารถกำหนดค่าสำหรับควบคุมการทำงานของระบบ เช่น
- ประเภทสมาชิก
- คุณสมบัติการรับเป็นสมาชิก
- อัตราค่าธรรมเนียมแรกเข้า
- หลักเกณฑ์การรับสมาชิกที่ลาออกแล้วกลับมาสมัครเป็นสมาชิกใหม่
- ค่ารหัสข้อมูลและคำอธิบายค่ารหัส
2.2 ข้อมูลทั่วไปของสมาชิก จัดเตรียมให้มีรายการข้อมูลเกี่ยวกับตัวสมาชิกโดยละเอียด สหกรณ์สามารถเลือกจัดเก็บตามความจำเป็นและเหมาะสม ข้อมูลพื้นฐานที่สำคัญ เช่น
- เลขที่สมาชิก เลขประจำตัวข้าราชการ/พนักงาน เลขประจำตัวประชาชน
- รัหสคำนำหน้าชื่อ ชื่อ – นามสกุลสมาชิก
- วันเกิด วันเป็นสมาชิก
- รหัสหน่วยสังกัด รหัสประเภทสมาชิก
- เงินเดือน/ค่าจ้าง ระดับ รหัสตำแหน่ง รหัสสายงาน รหัสหน่วยงานที่รับเงิน
- ที่อยู่ ที่ทำงาน
- สถานการณ์สมรส
- เบอร์โทรศัพท์
- e-mail address
2.3 รายการข้อมูลบุคคลที่เกี่ยวกับสมาชิก ตามความจำเป็นหรือที่ต้องใช้ประกอบตามข้อบังคับหรือระเบียบของสหกรณ์ เช่น ข้อมูลคู่สมรส ข้อมูลผู้รับผลประโยชน์
2.4 การเปลี่ยนแปลงข้อมูล (update)
กรณีที่มีการบันทึกเปลี่ยนแปลงข้อมูลนอกเหนือจากการเปลี่ยนแปลงโดยระบบประมวลผล มีระบบการควบคุมการเปลี่ยนแปลงข้อมูลอย่างรัดกุม เช่น
- การกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งานในการเปลี่ยนแปลงข้อมูล
- ข้อมูลบางรายการที่ต้องใช้เชื่อมโยง(link key) ต้องมีระบบควบคุมการเปลี่ยนแปลงอย่างเข้มงวด
- มีระบบการบันทึกหลักฐานหรือร่องรอย (log) การเปลี่ยนแปลงข้อมูล เก็บเป็นประวัติที่สามารถตรวจสอบได้
- มีระบบการเชื่อมโยง หรือรองรับข้อมูลกับระบบข้อมูลของหน่วยต้นสังกัด เพื่อปรับปรุงข้อมูลบางรายการให้เป็นปัจจุบัน สอดคล้องกับข้อมูลของหน่วยต้นสังกัด เช่น ชื่อ-สกุล อัตราเงินเดือน ระดับ ตำแหน่ง รหัสสังกัด เป็นต้น
2.5 บันทึก/ตรวจสอบข้อมูลกรณีที่จะพ้นสภาพการเป็นสมาชิกไว้ล่วงหน้าได้ เพื่อรอโอนรายกา เข้าทะเบียนสมาชิกพ้นสภาพ และพิมพ์รายงาน ใบรายการต่างๆ ที่จำเป็นต้องใช้
2.6 การปรับอัตราเงินเดือนของสมาชิก สามารถใช้ข้อมูลการปรับเงินเดือนล่าสุดจากต้นสังกัดของสมาชิกมาใช้ในการ ประมวลผลปรับเงินเดือนได้ ซึ่งจะมีผลต่อการกำหนดอัตราการส่งค่าหุ้นของสมาชิกรายเดือน
2.7 สามารถเชื่อมโยงกับระบบอื่นที่เกี่ยวข้อง คือระบบทุนเรือนหุ้น ระบบเงินกู้และค้ำประกัน ระบบเงินผาก ระบบเงินสวัสดิการ/กองทุน เงินปันผล/เฉลี่ยคืน เป็นต้น
2.8 มีรายละเอียดข้อมูลและออกหนังสือแจ้ง สำหรับงานติดตามหนี้ของสมาชิกที่ไม่ยอมชำระหนี้
2.9 ออกรายงานข้อมูลสมาชิกได้ตามความต้องการของสหกรณ์ เช่น
- รายงานข้อมูลทะเบียนสมาชิก
- รายงานข้อมูลสมาชิกสมทบ
- รายงานข้อมูลผู้รับประโยชน์ของสมาชิก
2.10 สามารถเก็บภาพและลายมือชื่อสมาชิก
- สามารถบันทึกภาพและลายมือสมาชิกได้จากกล้องหรือเครื่องแสกนเนอร์
- สามารถกำหนดรูปแบบไฟล์รูปภาพได้หลายประเภท เช่น JPG, PNG, BMP, GIF
- สามารถขยายและลดขนาดลายมือชื่อและภาพได้เมื่อแสดงลายมือชื่อจากการค้นหา
